Criar uma associação pode ser uma forma de reunir pessoas com interesses, objetivos ou necessidades em comum. Associações podem representar moradores, profissionais, comunidades, grupos esportivos, organizações sociais, culturais e diversas outras finalidades.

Mas criar uma associação não termina na elaboração do estatuto ou na realização da primeira assembleia.

Depois da constituição, começa uma nova etapa: administrar a associação, organizar os associados, controlar mensalidades, realizar assembleias, comunicar os membros e manter a gestão financeira organizada.

Neste artigo, você vai entender os principais passos para criar uma associação e como uma plataforma de gestão para associações, como o Membrou, pode ajudar na administração depois que a organização estiver constituída.

Importante: os procedimentos legais podem variar conforme o tipo e a finalidade da associação. As informações deste artigo são de caráter informativo e não substituem orientação jurídica ou contábil.

O que é uma associação?

Uma associação é uma organização formada pela união de pessoas que possuem objetivos em comum.

Entre os exemplos mais comuns estão:

• Associação de moradores;
• Associação profissional;
• Associação esportiva;
• Associação cultural;
• Associação comunitária;
• Associação de produtores;
• Associação de pais;
• Associação de classe;
• ONG e organizações sociais;
• Clubes e comunidades de membros.

Uma associação pode ser utilizada para representar interesses coletivos, desenvolver atividades sociais, promover eventos, oferecer benefícios aos associados e realizar outras atividades previstas em seus documentos constitutivos.

O primeiro passo é definir claramente qual será a finalidade da associação e quais objetivos ela pretende alcançar. O CREFITO-8, em seu guia sobre criação de associações, também destaca a definição da missão, dos objetivos e das atividades que serão desenvolvidas.

1. Defina o objetivo da associação

Antes de pensar em sistema, mensalidade ou cadastro de associados, é necessário definir por que a associação será criada.

Pergunte:

• Qual problema a associação pretende resolver?
• Quem poderá ser associado?
• Quais atividades serão realizadas?
• Quais benefícios serão oferecidos?
• Como a associação será administrada?
• Quais serão suas fontes de receita?

Essa definição será importante para a elaboração do estatuto social e para orientar as atividades da organização.

2. Escolha o nome e defina a sede

A associação também precisará definir sua identificação e sua sede.

O nome deve ser escolhido considerando a finalidade da organização e a possibilidade de já existir outra entidade com denominação semelhante.

A sede também precisa ser definida nos documentos da associação. O guia consultado do CREFITO-8 inclui tanto a escolha do nome quanto a definição da sede entre os aspectos iniciais da constituição.

3. Elabore o Estatuto Social

O Estatuto Social é um dos principais documentos de uma associação.

Ele estabelece regras para o funcionamento da organização, incluindo aspectos como:

• Objetivos da associação;
• Direitos e deveres dos associados;
• Regras para admissão de novos membros;
• Regras para saída ou exclusão;
• Forma de escolha dos dirigentes;
• Mandatos;
• Competências dos órgãos administrativos;
• Receitas;
• Regras para assembleias;
• Alterações do estatuto;
• Dissolução da associação.

O conteúdo exato deve ser elaborado de acordo com a realidade da organização e com a legislação aplicável. O próprio CREFITO-8 recomenda buscar orientação jurídica para a elaboração dos documentos.

4. Realize a Assembleia de Constituição

Depois de definir as regras da associação, é necessário realizar a assembleia de constituição conforme os procedimentos aplicáveis.

Nessa etapa, normalmente são discutidos e aprovados os documentos da entidade e são escolhidos os responsáveis pela administração.

O guia do CREFITO-8 descreve a assembleia de constituição como o momento de aprovação do estatuto e regimento interno e de eleição dos órgãos da associação.

As decisões e deliberações devem ser devidamente registradas em ata, conforme as regras aplicáveis à entidade.

5. Registre e regularize a associação

Depois da constituição, existem procedimentos para registrar e regularizar a entidade.

Dependendo da situação, podem estar envolvidos documentos como:

• Ata de constituição;
• Estatuto Social;
• Relação dos fundadores;
• Relação da diretoria;
• Documentos dos responsáveis;
• Registro no órgão competente;
• CNPJ;
• Outras inscrições e licenças eventualmente necessárias.

Os procedimentos específicos devem ser confirmados com o cartório, contador ou profissional jurídico responsável pela constituição da associação.

E depois de criar a associação?

Essa é uma etapa que muitas vezes recebe menos atenção.

Criar a associação é apenas o começo.

Depois que a entidade começa a funcionar, a diretoria precisa administrar pessoas, informações, pagamentos, eventos, comunicação e decisões coletivas.

É justamente nessa etapa que um sistema para associação pode ajudar.

6. Organize o cadastro dos associados

Quando uma associação começa, pode ser possível controlar alguns associados em uma planilha.

Mas imagine uma associação com:

10 associados → 50 → 100 → 300 → 1.000 associados.

O volume de informações aumenta junto.

A associação precisa saber:

• Quem são seus associados;
• Quais são seus contatos;
• Qual plano cada associado possui;
• Situação do cadastro;
• Situação das mensalidades;
• Histórico de pagamentos;
• Informações necessárias para identificação.

O Membrou permite centralizar o cadastro e a gestão de associados em uma única plataforma.

Isso evita que a diretoria dependa exclusivamente de planilhas e documentos espalhados.

7. Crie planos e mensalidades

Muitas associações possuem mensalidade, anuidade ou contribuição dos associados.

O Membrou permite criar planos e organizar as mensalidades de acordo com a estrutura da associação.

Por exemplo:

Plano Associado: R$ 30/mês

Plano Familiar: R$ 50/mês

Plano Profissional: R$ 70/mês

Os valores e modelos podem variar conforme as regras de cada associação.

O importante é que a diretoria tenha um local centralizado para administrar essas informações.

8. Organize a cobrança dos associados

Controlar cobranças manualmente pode consumir bastante tempo.

A diretoria precisa identificar:

• Quem já pagou;
• Quem está em aberto;
• Quais cobranças estão vencidas;
• Quais pagamentos foram realizados;
• Quais associados precisam ser comunicados.

Com o Membrou, a associação pode gerar cobranças, organizar mensalidades e acompanhar os pagamentos.

A plataforma também permite disponibilizar uma página de pagamento para facilitar o processo para o associado.

9. Ofereça uma área exclusiva para os associados

Uma associação não precisa concentrar todas as informações no WhatsApp.

Com a Área do Associado do Membrou, cada membro pode ter acesso às informações relacionadas à sua associação.

Isso ajuda a diminuir perguntas repetitivas para a diretoria e oferece ao associado um canal próprio para acompanhar sua relação com a organização.

10. Utilize uma carteira digital de associado

A carteira digital permite que o associado tenha sua identificação disponível pelo celular.

Isso pode ser útil principalmente para clubes, associações profissionais, associações esportivas, grupos de membros e organizações que utilizam algum tipo de identificação dos associados.

Em vez de depender exclusivamente de uma carteirinha física, a associação pode disponibilizar uma identificação digital.

11. Centralize os avisos e a comunicação

Uma associação precisa manter seus membros informados.

Mudanças administrativas, reuniões, eventos, assembleias, comunicados e outras informações podem ser divulgados por meio da plataforma.

O Membrou possui recursos de avisos e comunicação com associados, permitindo que a associação centralize parte dessas informações.

12. Organize assembleias e votações

A participação dos associados é uma parte importante da vida de uma associação.

Conforme a organização cresce, podem surgir decisões que precisam ser discutidas e votadas pelos membros.

O Membrou possui recursos para assembleias e votações, permitindo organizar essas atividades dentro da plataforma.

Naturalmente, a forma de convocação, quórum, validade e demais requisitos devem seguir o estatuto da associação e a legislação aplicável.

13. Organize eventos

Associações também podem realizar:

• Reuniões;
• Festas;
• Campeonatos;
• Palestras;
• Cursos;
• Eventos comunitários;
• Confraternizações;
• Assembleias.

O Membrou possui recursos de gestão de eventos, permitindo centralizar essas atividades junto aos demais recursos da associação.

14. Tenha mais transparência na gestão

Uma associação administra recursos que devem estar relacionados à sua finalidade.

Por isso, manter uma gestão financeira organizada e transparente é importante para a relação entre diretoria e associados.

O Membrou possui recursos de gestão financeira e prestação de contas, permitindo organizar informações sobre receitas e despesas e facilitar o acesso dos associados às informações que a entidade decidir disponibilizar.

Por que utilizar um sistema de gestão para associação?

No início, pode parecer que uma planilha é suficiente.

E, para uma associação muito pequena, pode realmente ser.

O problema aparece quando a quantidade de associados, cobranças e informações começa a crescer.

Imagine administrar manualmente:

300 associados + 300 mensalidades + dezenas de cobranças + eventos + avisos + assembleias + prestação de contas.

Nesse cenário, várias planilhas, grupos de WhatsApp e documentos separados podem transformar tarefas simples em trabalho administrativo constante.

Um software para associações centraliza essas informações e permite que a diretoria tenha uma visão mais organizada da entidade.

O Membrou pode ajudar sua associação desde o início

Uma associação não precisa esperar ter centenas de associados para começar a organizar sua gestão.

Desde os primeiros membros, é possível estruturar:

• Cadastro de associados;
• Planos;
• Mensalidades;
• Cobranças;
• Pagamentos;
• Comunicação;
• Eventos;
• Assembleias;
• Votações;
• Carteira digital;
• Prestação de contas.

O Membrou reúne esses recursos em uma plataforma voltada para a gestão de associações e comunidades de membros.

Assim, a diretoria pode começar com uma estrutura simples e organizada e continuar utilizando a mesma plataforma conforme a associação cresce.

Sua associação está começando?

Se você está criando uma associação de moradores, associação profissional, clube, ONG, organização comunitária ou outro grupo de associados, o momento de organizar a gestão é justamente no começo.

A constituição da entidade é apenas a primeira etapa.

Depois dela vêm os associados, as mensalidades, os eventos, as assembleias, as cobranças, a comunicação e toda a rotina administrativa.

O Membrou pode ajudar sua diretoria a centralizar essa operação e oferecer aos associados uma experiência mais organizada.

Conheça o Membrou e veja como organizar a gestão da sua associação desde os primeiros associados.